Robotterne er her

Om projektet

Nyt AlmenHæfte: "Robotterne er her!"
Hvad svarer værktøjerne til?
Samspil imellem eksisterende og nye ressourcer
Gevinster ved at automatisere

Hvordan kan den almene sektor effektivisere administrative processer ved at tage værktøjer som Robotic Process Automation (RPA), Machine Learning (ML) og Bots i brug?

Det ny AlmenHæfte giver et oplæg til, hvordan den almene sektor kan automatisere forretningsprocesser med ovennævnte værktøjer. Dette er et emne, som den almene sektor skal tage stilling til – dels pga. den generelle samfundsmæssige fokus på automatisering (læs: ’Robotterne er her’) samt de rammevilkår sektoren kan se frem til at skulle leve op til: Regulering, effektiviseringer, digitalisering samt ændret konkurrencesituation.

Værktøjer som disse kan være med til at løfte sektoren som en helhed, så vi bliver i stand til at effektivisere og rationalisere. Det vil også give mulighed for at levere den rigtige service til vores kunder. De får konstant højere krav til selvbetjening og skræddersyede løsninger – for den service får de andre steder. Så man kan derfor spørge sig selv, hvis ikke vi selv gør det, hvem kommer så og gør det? Vores medarbejdere vil samtidig opnå væsentligt mere arbejdsglæde, hvis de kan slippe for at lave de ’kedelige’ rutineopgaver, som de for nuværende bruger al for meget tid på. Vi skal tage ’robotten ud af mennesket’ og lade vores medarbejdere løse de svære og komplekse opgaver i stedet.

Projektet er nu afsluttet. Domea.dk er projektejer og har stået for udarbejdelse af hæftet. Neden for finder du bidrag i form af cases fra 4 forskellige boligorganisationer, til inspiration: DAB, Boligkontoret Danmark, fsb og Boligselskabet Sjælland. 

AlmenHæftet kan rekvireres ved at sende en mail til almennet@almennet.dk. Eller det kan hentes som PDF her på siden, sammen med bilag og cases. Endelig har du, som altid, adgang til hæftet og AlmenNets øvrige publikationer i AlmenNet app (App Store).

Netværk på tværs af sektoren

Flere boligorganisationer har bidra­get til hæftets tilblivelse ved en fælles workshop hos AlmenNet den 3. september 2018. Her deltog både større og mindre aktø­rer, nogle der allerede er gået i gang, nogle der overvejer at gå i gang og nogle som ikke er kommet så langt. En unik mulighed for at gøre dette hæfte relevant for de specifikke vilkår, som gælder i den almene sektor.

Der var i gruppen bred enighed om, at sam­arbejde på tværs af sektoren er nødvendigt. Derfor blev der på workshoppen nedsat en gruppe, som arbejder videre med, hvordan dette kan tage form i praksis samt sikre ind­dragelse af en bredere kreds af boligorgani­sationer fremadrettet. På lanceringsseminaret den 1. november blev deltagerne inviteret til at være med i netværket, som fremover vil være forankret i DriftsNet, men i praksis drives af en styregruppe blandt de deltagende boligorganisationer. Til det formål nedsættes en arbejdsgruppe og en styregruppe. 

Således kan man melde sig til at deltage i følgende grupper: 

Arbejdsgruppen: Denne gruppe vil undersøge og lave anbefalinger til software. Gruppen kommer til at arbejde mere intenst og tidsbegrænset. Anbefalingerne kommer i sidste ende hele netværket til gode. 

Styregruppen: Denne gruppe vil stå for koordinering af kommende netværksmøder, som alle er velkomne til at deltage i. Gruppen skal stå for følgende:
• Fagligt indhold
• Organisering
• Frekvens / møder

Er du interesseret i at deltage i at deltage i en af de to grupper, eller ønsker du blot at komme på deltagerlisten til fremtidige netværksmøder, så kontakt Mikkel Jungshoved, mju@bl.dk

Der vil blive sendt info om de to netværk ud til alle interesserede, i løbet af de kommende uger. 

“Værktøjer som disse kan være med til at løfte sektoren som en helhed, så vi bliver i stand til at effektivisere og rationalisere.”

Case 1: fsb

RPA skal med digitale blanketter automatisere dele af fraflytningsprocessen

Strategiske overvejelser omkring værktøjerne

fsb har et overordnet ønske at effektivisere driften bl.a. ved at automatisere arbejdsprocesser på områder, hvor beboere og boligsøgende kommunikerer med og serviceres af fsb via ejendomskontorerne eller Kundeservice.

På et af de områder, hvor der er en hyppig kommunikation, er, når beboere eller boligsøgende udfylder blanketter. Blanketterne skal i dag udfyldes i hånden.

Med lanceringen af fsb’s nye hjemmeside bliver en lang række blanketter digitale, herunder opsigelsesblanketten (opsigelse af bolig). Blanketten bliver udfyldt på ”Min side”. Når beboeren har udfyldt og godkender den med NemID, vil den digitale medarbejder/ robotten (RPA) overtage resten af arbejdet.

Alt er endnu ikke lagt fast, men som det ser ud pt. vil robotten indtaste oplysningerne fra den digitale blanket i EG Bolig. Robotten bogfører derefter opsigelsen, så bl.a. indskuddet automatisk flyttes fra indskudskonto til fraflyttersaldo. Robotten arkiverer herefter opsigelsesblanketten på interessenten (lejeren) i fsb’s esdh-system, og orienterer Kundeservice om, at lejemålet nu er opsagt.

Derefter sætter Kundeservice manuelt lejemålet i tilbud og indkalder til syn.

fsb indgår sammen med 9 andre boligorganisationer og EG i et strategisk partnerskab omkring udvikling af nye digitale løsninger. En af disse er en fuld digital opsigelsesløsning, som skal være supplement til de digitale opsigelsesblanketter.

Er der konkrete initiativer/erfaringer omkring brugen af teknologierne?

Nej, der er endnu ikke konkrete initiativer/ erfaringer omkring brugen af teknologierne.

Afdækningen og leverandørens beskrivelse af løsningen er på plads. Implementeringsplan m.m. skal nu besluttes.

fsb ønsker som sagt i første omgang at sikre en intelligent automatisering af processen omkring opsigelsesblanketten. Herefter vil vejen være banet for yderligere automatiserede processer i forbindelse med andre blanketter.

Rapporten er anvendt internt i fsb ved overvejelser om at etablere samdrift. I dag er næsten 90 % af alle boliger i fsb organiseret i en eller anden form for samdrift, og samdrift tænkes automatisk ind ved nybyggeri.

Er implementeringen af teknologierne sat på pause i øjeblikket?

Nej, implementeringen er ikke sat på pause. Den er endnu ikke påbegyndt.

Fakta

BOLIGORGANISATIONS NAVN
fsb

ADMINISTREREDE SELSKABER
5 kollegier og 1 kommune

ADMINISTREREDE BOLIGER
14.400 inkl. egne

project leader icon

Projektleder

Luise Hauge
Stilling: Projektleder
Mail: luh@fsb.dk

Download



Case 2: DAB

Konkrete RPA løsninger kommer nu i brug og DAB uddanner to medarbejdere til at udvikle nye robotter

Strategiske overvejelser omkring værktøjerne

Et af de primære strategiske mål i DAB er en forsat øget effektivisering af produktionen igennem digitalisering. I den sammenhæng vil DAB tage alle tilgængelige metoder og redskaber i anvendelse, herunder robotteknologi og AI i den udstrækning det giver mening og værdi.

DAB ønsker så vidt det er muligt at udvikle nye løsninger sammen med andre og i den forbindelse indgår DAB sammen med 9 andre boligorganisationer og EG i et strategisk partnerskab, som netop skal understøtte en fælles udvikling.

Konkret omkring robotudvikling er der ikke igangsat initiativer i udviklingsfællesskabet, men DAB har besluttet at afsøge området og opklare om det er muligt at anvende denne teknologi på områder, hvor andre digitaliseringstiltag strander eller har lange udviklingshorisonter.

Er der konkrete initiativer/erfaringer omkring brugen af teknologierne?

DAB har sammen med firmaet SmartRPA fået udviklet to POC-robotter (Proof Of Concept) i udviklingsværktøjet Kapow.

Den første robot er i stand til at modtage data fra bruger omkring udfærdigelse af faktura til intern fakturering. Data omsættes til en Word faktura, som sendes igennem fakturamodtagelse og godkendelse i EG Bolig, hvorunder robotten tilfører bogføringsoplysninger og godkender fakturaen på niveau 1.

Den anden robot er i stand til at se på data på et fildrev og ud fra mappenavnet slå op i EG Bolig for at tjekke om lejer eksisterer. Såfremt lejer eksisterer kan robotten flytte mappe og dokumenter til DAB’s ESDH-system GO Bolig under den pågældende lejers stammappe. Såfremt lejer ikke eksisterer slettes data.

Begge robotter er ved at blive omsat til reelle produktionsrobotter.

Er implementeringen af teknologierne sat på pause i øjeblikket?

Implementering af teknologien er bestemt ikke sat på pause.

DAB uddanner på den korte bane to medarbejdere til at kunne udvikle robotter og på den lange bane forventer DAB at ansætte yderligere to medarbejdere til dette område.

DAB tror på, at der er et stort potentiale i udvikling af interimsløsninger vha. robotter og muligvis også robotter med længere levetid. Derudover ser DAB et stort potentiale til engangsrobotter, som skal eksekvere store datamængder.

Fakta

BOLIGORGANISATIONS NAVN
DAB

ADMINISTREREDE SELSKABER
50 + kommuner

ADMINISTREREDE BOLIGER
Ca. 54.000

project leader icon

Projektleder

Jan Juul Lorenzen
Stilling: udviklingschef

Download



Case 3: Boligselskabet Sjælland

Vi ønsker selv at udvikle teknologien og gerne fælles løsninger med andre boligselskaber

Strategiske overvejelser omkring værktøjerne

Vi ønsker ikke at bruge eksterne konsulenter, men udvikle selv ud fra et veludbygget standard-værktøj
Vi vil gerne lave fælles løsning med mange boligselskaber. Det kan give mulighed for:

  • Betydelig rabat på licenser (muligt hos UIpath)Deling af løsninger (a la app-store, muligt hos UIpath)
  • Deling af viden og erfaringer

Er i testfase på et konkret område, hvor der er en udfordring med at teknologien kan ’klikke’ i det gamle EG Bolig.

Målet er at sikre optimal automatisering og forretningsunderstøttelse, herunder kun at anvende medarbejdere til handlinger, der ikke kan beskrives ved regler. Midlet er bruge RPA de steder, hvor vi ikke let kan lave klassisk, stabil it-integration i eller mellem vores systemer, typisk som en midlertidig løsning. Vi har i forvejen mange egenudviklede backend-robotter der understøtter vores forretningsprocesser.

Er der konkrete initiativer/erfaringer omkring brugen af teknologierne?

Er i gang med pilotprojekt i forbindelse med indflytning, hvor backend- og frontend-robot tilsammen skal sikre fremdrift og klarmelding af en indflytningssag

Deltager i samarbejde med andre EG kunder (i det fælles udviklingssamarbejde) i projekt om chatbots, og arbejder samtidig på pilotprojekt internt med chatbots

Er implementeringen af teknologierne sat på pause i øjeblikket?

Ja, kortvarigt indtil vi:

  • Finder løsning til gammel EG Bolig eller er klar med Ny EG Bolig
  • Har fundet acceptabel prismodel, helst i samarbejde med andre boligorganisationer

AI er pt på pause, og vi forventer at det i første omgang vil blive implementeret, når vores systemleverandører eller standardløsninger til f.eks. bogføring er klar out of the box.

Fakta

BOLIGORGANISATIONS NAVN
Boligselskabet Sjælland

ADMINISTREREDE SELSKABER
Hvalsø Boligselskab, BoliGrøn

ADMINISTREREDE BOLIGER
12.500 i alt inkl. egne

project leader icon

Projektleder

Peter Frimer Tholander
Stilling: digital redaktør
Mail: pft@bosj.dk


Case 4: Boligkontoret Danmark

RPA teknologien skal konvertere rutinearbejde til meningsfuld service over for vores beboere

Strategiske overvejelser omkring værktøjerne

Boligkontoret Danmark ønsker, at indkøbe et standard produkt, som vi selv kan konfigurere løbende. Dette i samarbejde med andre selskaber, hvorfor BDK også indgår sammen med 9 andre i et udviklingssamarbejde omkring EG Bolig. Her bliver der allerede arbejdet på mulighederne inden for både RPA, chatbots og AI i blandt to forskellige projekter; et omkring økonomi og et kommunikation med selskabernes brugere.

Målet med at indføre teknologien er flerbenet:

Boligkontoret Danmark ønsker, at kvalitetssikre vores data og skabe et mere ensrettet datagrundlag.

De timer, der i dag bruges på at klikke rutinemæssigt i IT systemer, skal konverteres til meningsfulde opgaver, der blandt andet skal være med til at sikre muligheder og tid i vores lokale service.

Boligkontoret Danmark har i dag flere backend robotter, som understøtter vores forretning. Disse vil formentlig kunne blive styrket ved at blive udvidet/erstattet med RPA. Derudover kan vi ”klistre” vores løsninger sammen, mens vi venter på at IT systemerne bliver udviklet til at have en større integration (de steder hvor det giver mening at udvikle en sådan integration).

Service og kommunikation når brugeren har brug for dem – fremfor når vi har mulighed for at give den (de kan selvfølgelig altid selv kontakte os), fx i form at beskeder tricket på baggrund af data fremfor masseudsendte nyhedsbreve.

Er der konkrete initiativer/erfaringer omkring brugen af teknologierne?

Indtil videre har vi afventet projekter i den fælles koordineringsgruppe og udelukkende arbejdet med egne udviklede backend løsninger. Med vores egne løsninger har vi beskrevet arbejdsgange på udvalgte områder. Resultatet har været, at vi har kunnet løse nogle opgaver centralt (med et program) og dermed lettet arbejdet på vores afdelingskontorer, som dermed har fået frigivet noget tid til andre opgaver.

Derudover er BDK medprojektleder på et projekt i den fælles EG Bolig koordineringsgruppe, hvor det er hensigten, at kommunikation med selskabernes slutbrugere skal automatiseret og forbedres på en række punkter – blandt andet ved hjælp af RPA og chatbots.

Er implementeringen af teknologierne sat på pause i øjeblikket?

Projektet i koordineringsgruppen er i analysefase, så på den måde er vi ikke på pause – dog er der ikke taget nogle konkrete beslutninger, og teknologien er ikke taget i brug. Projektet beskæftiger sig i første omgang kun RPA og chatbots.

BDK har valgt ikke at kaste sig over AI endnu – primært fordi vi har vurderet, at de to andre teknologier ligger mere lige for at starte på

Fakta

BOLIGORGANISATIONS NAVN
Boligkontoret Danmark

ADMINISTREREDE SELSKABER
58 selskaber

ADMINISTREREDE BOLIGER
25.099

project leader icon

Projektleder

Louise Honoré Pryn
Stilling: it-udviklingschef
Mail: pryn@bdk.dk


Fakta

Status

Afsluttet

Kontakt

Jens Tovborg

Mail:

jto@domea.dk

Støttet af

Projektejer

Domea.dk

Ansøgningsår

2018

Projektdeltagere

Luise Hauge, fsb
Jan Juul Lorenzen, DAB
Peter Frimer Tholander, Boligselskabet Sjælland
Louise Honoré Pryn, Boligkontoret Danmark
Anders Thyberg, KAB