Ved en tidlig beboerinddragelse er de kommende beboere med hele vejen i processen om at skabe et seniorbofællesskab.

Hvad skal man overveje i kommunikationen, når man ønsker tidlig beboerinddragelse?

Hvem er målgruppen, og hvilke kommunikationskanaler bruger de?
Den tidlige ’involver’ er ifølge vores spørgeskemaundersøgelse typisk lidt yngre end de almindeligt interesserede i seniorbofællesskaber (62 % under 65 år). Selvom de gerne vil inddrages tidligt, er der stadig en stor del (50 %), som kun har hørt om boformen, men ikke ved noget om den. Det vidner om et stort behov for information om, hvilken boform man er ved at gå ind til.

Det bekræftes af, at kun 9 % mener, at der er tilgængelig information om udbuddet af boformer målrettet seniorerne. De søger information på internettet, ved deltagelse i arrangementer, hos deres boligselskab og relevante interesseorganisationer, hos venner og bekendte og på de sociale medier. Der er derfor rig mulighed for at benytte sig af forskellige kommunikationskanaler for at nå dem.

Hvordan kan man fange og gøre de kommende beboere interesserede i at deltage og lægge kræfter i hele processen?
Selvom der er koblet en beboergruppe på tidligt i processen, er det vigtigt, at kommunikationen når længere ud, så udlejningen også på sigt er sikret. Derfor kan man med fordel køre med en todelt kommunikationsplan fra starten af, som også er afstemt med udlejningen:

Den ene har til formål at sikre en god og løbende kommunikation med beboergruppen eller repræsentanterne for beboergruppen. Det kan aftales fra starten af, om kommunikationen skal være statusmails med fast frekvens (det er også god kommunikation at orientere om, at der ikke er sket noget nyt siden sidst) eller ved milepælene i processen kombineret med løbende informationsmøder eller lignende. For at beboergruppen også kan kommunikere med hinanden, kan lukkede facebookgrupper også være en fordel og mere uformelt.

Den anden kommunikationsplan henvender sig til de mange måske potentielt interesserede. Her er der tale om en mere bred og formel kommunikation, eksempelvis ved brug af opdateringer på en hjemmeside, pressemeddelelser ved events og nyhedsbreve om byggeriet.

Lang tidshorisont
Det kan være svært for mange boligsøgende at arbejde med en horisont på tre år eller mere. De står måske med et boligønske/behov her og nu og kan derfor nemt blive utålmodige. Derfor er det vigtigt fra starten af at tydeliggøre den kommende proces og den forventede tidsplan for at forventningsafstemme så meget som muligt.

Forventningsafstemning til den almene boform
Forventningsafstemning er en stor og vigtig opgave, især hvis mange i den inddragede beboergruppe ikke har boet alment før. Sørg for tidligt at oplyse beboergruppen om de begrænsninger, som alment byggeri er underlagt – boligstørrelser, finansiering, udlejning etc. Oplys også om mulighederne i det at bo alment, brugen af fællesfaciliteter, beboerdemokratiet, sammenhængen med andre afdelinger i boligselskabet, viceværtens rolle, beboernes indflydelse og råderet m.m.

Hvor mange ressourcer skal man sætte af til kommunikation og markedsføring?
Ethvert alment byggeri har brug for, at der afsættes ressourcer til kommunikationen. Ved tidlig beboerinddragelse er det endnu vigtigere. For beboergruppen og andre boligsøgende er det fordelagtigt, at der kun er én indgang, de skal henvende sig til med eventuelle spørgsmål. Det sikrer, at alle får den samme information.

Samtidig er det vigtigt, at kommunikation gives i samspil med udlejningen fra starten af. Hvis der er koblet en proceskonsulent på, som udgør den primære indgang for beboergruppen og interesserede, bør denne derfor løbende koordinere med udlejningen såvel som med byggeafdelingen. Alternativt kan det være en anden frontmedarbejder, eksempelvis en udlejningsmedarbejder, der er fast indgang og kontaktperson for beboergruppen og de boligsøgende.