Byggeven.dk - en hjælp til beboere i renoveringssager

Hvad er byggeven

Byggeven skal hjælpe jer, som er beboervalgte og involveret i renovering af jeres boligafdeling. Siden her klæder jer på til at tage aktiv del i den spændende og vigtige opgave, hvor meget sikkert vil være nyt. Byggeven giver overblik og hjælp undervejs. Brug denne projektside og hent også Byggeven som hæfte.

Alle byggesager er forskellige. Alligevel er der nogle forhold og krav, der går igen – fra de første idéer til håndværkerne er færdige. Undervejs er der opgaver og mål, som projektet skal igennem. Målene gør, at arbejdet kan gå ind i en ny fase, og at der er truffet beslutninger.

Få et indtryk af opgaver, krav og mål under de fem hovedfaser – og tal ellers med projektlederen fra jeres administration.    

Hvis jeres afdeling skal ansøge Landsbyggefonden om støtte til renoveringen, vil fase 2 være relevant. Ellers spring den over.


Find alle redskaber

Her er samlet redskaber og inspiration til brug i forskellige faser af projektet. Materialet kan bruges, som det er, eller indholdet kan tilpasses jeres afdeling og situation. 

Materialet indeholder tjeklister, skabeloner, spørgeskema til beboerundersøgelser og Byggeven som hæfte. 

Spørgsmålene i spørgeskemaet er udviklet til at afdække beboernes ønsker ved opstart af en stor renovering. De kan også bruges ved afslutning af en sag for at pege mod nye initiativer.

På hjemmesiden demokratinet.dk finder du også tips og mange værktøjer til afdelingsbestyrelser og til at engagere beboerne i aktiviteter og boligafdelingen.



1. Opstart

Når et renoveringsprojekt starter, skal der skabes et grundigt fundament for at træffe de rigtige beslutninger for udvikling og behov i afdelingen. Beboerne skal tænkes ind i forløbet, og projektet skal beskrives konkret, for at det kan godkendes og komme videre.

Opgaven er at komme godt fra start og tænke hele vejen rundt om boligområdet som helhed og renoveringens formål. Som beboerrepræsentant samarbejder du og andre med administrationen og en projektleder om at udvikle og beskrive projektet overordnet.

Målet for fasen er, at afdelingsbestyrelsen kan indstille projektet med økonomi til afstemning hos beboerne samt til godkendelse hos boligorganisationen, kommunen og evt. andre myndigheder.

Se på både fysiske og sociale forhold

Der vil nok blive inddraget ekstern hjælp til at undersøge bebyggelsens stand samt vurdere og beregne de fysiske behov og muligheder. Men det er lige så vigtigt at se på det sociale miljø og fællesskabet, trivsel og tryghed blandt beboerne og deres vurdering af boliger og faciliteter.

Tal med beboerne

I sidste ende skal projektet skabe opbakning bredt blandt beboerne. De skal derfor forstå, hvorfor tiltagene er nødvendige samt den værdi og fremtidssikring, som renoveringen medfører. Omvendt kan der også være ønsker til projektet, som ikke kan lade sig gøre.

Afhængig af byggesagens omfang og type vil den påvirke beboerne. Det kan være i form af en øget husleje og ændrede fysiske forhold, en genhusning eller oplevelsen af at bo på en byggeplads. 

Start gerne dialogen i afdelingen tidligt på møder og via kommunikation. Tag temperaturen på, hvad beboerne efterspørger, eller hvad de kan være bekymrede over. Måske er der mulighed for at indarbejde tiltag, som fx vil skabe social værdi for beboerne uden at være nødvendige for selve renoveringen.


Godt at vide

Boligorganisationen er bygherre samt juridisk og økonomisk ansvarlig for administration af byggesagen.

Afdelingsbestyrelsen deltager typisk i et byggeudvalg sammen med andre repræsentanter fra byggesagen. Byggeudvalgets arbejde ligger særligt under planlægningsfasen – læs mere.

Administrationen udpeger en projektleder, som koordinerer og leder projektet i alle faser. Projektlederen er afdelingsbestyrelsens kontakt og bindeled til byggesagen og de øvrige parter.

Beboerne skal godkende et renoveringsprojekt flere gange i et forløb. Det sker ved afstemning med almindeligt flertal eller ved urafstemning (skriftlig/anonym), som er krav ved huslejestigning på 15% eller mere.

 



2. Ansøgning

Hvis jeres renoveringssag lever op til kravene for at søge støtte hos Landsbyggefonden, skal der udarbejdes en ansøgning. Den indeholder blandt andet en såkaldt helhedsplan. Krav og forløb er langt mere omfattende og tidskrævende end i andre byggesager.

Opgaven er at samle information og skabe grundlag for en helhedsplan og ansøgning. Den skal beskrive både sociale, fysiske og økonomiske forhold. Undervejs er der flere delmål frem mod den endelige ansøgning. Som beboerrepræsentanter kan I være med til at involvere og informere afdelingens beboere undervejs.

I forløbet frem mod ansøgningen skal projektet godkendes i to omgange på et afdelingsmøde. Både en 1. version af helhedsplanen og senere den endelige helhedsplan skal sammen med økonomi til afstemning hos beboerne. Også boligorganisationen, kommunen, Landsbyggefonden og evt. andre myndigheder skal godkende.

Vær tålmodige – ansøgning og procedure tager tid

Det er administrationens opgave, sammen med en rådgiver, at udarbejde materialet og sikre proceduren. Tilsammen tager forberedelserne længere tid end andre sager. Hvis renoveringen opnår tilsagn om støtte fra Landsbyggefonden, vil der fortsat være ventetid. Husk at informere beboerne om fremdrift – også når der er ventetid.


Godt at vide

Landsbyggefonden kan støtte fysiske arbejder i almene boligafdelinger. Der er omfattende krav til en ansøgning, som også involverer kommunen.

Helt kort om selve behandlingsforløbet:

• Kommunen behandler og anbefaler ansøgningen og 1. version af en helhedsplan.

• Landsbyggefonden besigtiger afdelingen – der kan være ventetid før et besøg.

• Boligorganisationen tilpasser projektet i dialog med Landsbyggefonden og evt. kommunen inden den endelige helhedsplan og ansøgning.

Se Landsbyggefondens hjemmeside lbf.dk under menupunktet ”Støtte”. Her er der film om støttede renoveringer samt beskrivelse af krav til at opnå renoveringsstøtte.

Skema A, B og C dækker over informationsskemaer, som skal indberettes til kommunen og Landsbyggefonden før, under og efter en støttet byggesag. Skema A er også den endelige ansøgning.



3. Planlægning

Når renoveringsprojektet er godkendt af beboerne, boligorganisationen og myndigheder, kan arbejdet for alvor komme i gang. Der skal vælges en ny rådgiver til opgaven, og de får en central rolle som samarbejdspartner. Undervejs skal der nemlig i fællesskab træffes mange store og små beslutninger.

Opgaven er at gennemarbejde, beskrive og tegne projektet i alle detaljer, så den endelige økonomi også kan lægges fast. Arbejdet kaldes ”projektering”. Som beboervalgte kan I deltage med repræsentanter i et nedsat byggeudvalg, der følger sagen tæt og tager stilling til oplæg og beslutninger.

Afhængig af byggesagens omfang kan der også nedsættes en gruppe af interesserede beboere med fokus på delelementer i projektet. Under alle omstændigheder skal der lægges en plan for kommunikation og møder med beboerne, hvor konkrete forslag og fysiske løsninger præsenteres og diskuteres.

Målet for fasen er, at byggesagen kan godkendes endeligt af kommunen, og at boligorganisationen dermed kan sende selve udførelsen i udbud. Boligorganisation er formel bygherre, mens administrationen indgår kontrakt med den entreprenør, som skal udføre bygningsarbejderne.

Spørg, lyt og tal sammen om de mange vigtige beslutninger

I byggeudvalget vil rådgiver præsentere oplæg til alt fra inventar og materialer til farver og belægning. Ofte vil der være flere mulige løsninger, og det er ikke ualmindeligt, at der kan opstå uenighed. Tag evt. på besøg hos andre boligafdelinger og se fotos, illustrationer eller fysiske modeller, som kan gøre det lettere at vurdere og vælge forslag. Husk at spørge og lytte til fagfolkenes rådgivning – alle parter har et ansvar for at skabe en god dialog.


Godt at vide

Byggeudvalget – kan også kaldes en følgegruppe – vil typisk have repræsentanter fra afdelingsbestyrelsen. Projektlederen er tovholder, og sammen med rådgiver og andre repræsentanter træffer byggeudvalget løbende beslutninger. Vær forberedt på, at der i perioder kan være mange møder.

Arbejds- eller temagrupper med interesserede beboere kan være en god idé at nedsætte i større byggesager. En gruppe kan fx handle om køkken, altan eller udeområder. Hvis der nedsættes arbejdsgrupper, skal der indgås aftaler om den ramme og beslutningskompetence, der lægges hos den enkelte arbejdsgruppe.

Projektering er en betegnelse for den opgave, hvor den valgte rådgiver bearbejder det samlede projekt og økonomien. Under projekteringen blive alle elementer bearbejdet både i tegninger, beregninger og beskrivelse. Resultatet skal bl.a. bruges til at søge kommunen om byggetilladelse og til udbud af udførelsen.

Genhusning af alle eller grupper af beboere kan blive relevant afhængig af byggesagen. Genhusning er et stort projekt i sig selv, som du kan finde her: Genhusning – set med beboernes øjne.



4. Udførelse

I denne fase går bygge- og anlægsarbejdet i gang, og håndværkerne bliver synlige i området. Uanset byggesagens omfang vil beboerne i en periode opleve at bo på en byggeplads. Det vil give gener og kan medføre spørgsmål undervejs.

Opgaven er at tilrettelæge og understøtte byggearbejdet med dialog og løbende, rettidig information, så processen kan komme i mål på bedst mulig vis inden for rammerne. Det er administrationens og rådgivers opgave at lede samarbejdet med den valgte entreprenør og andre parter som håndværker og leverandør.

Målet for fasen er at nå frem til aflevering af det færdige byggeri. Ved aflevering gennemgås arbejdet for mangler. Afleveringen er også en juridisk procedure, som administrationen og rådgiver varetager. De skal sikre kvaliteten af det udførte arbejde.   

Sørg for løbende information og besvar beboernes spørgsmål

Der vil fortsat være møder i byggeudvalget, som vil blive orienteret om tidsplan, budget og forhold, der måtte opstå undervejs. Det er vigtigt, at alle parter er informeret, også hvis der sker ændringer. I forhold til beboerne har driftspersonalet en central rolle, da det ofte vil være dem, som beboerne henvender sig til med spørgsmål eller problemer i byggeperioden.


Godt at vide

Beboerinformation om byggeforløbet, status og tidsramme skal imødegå spørgsmål og lette bekymringer og gener. Byggearbejdet påvirker beboernes hverdag, så de skal være orienterede i god tid. Anvend fx nyhedsbreve, opslag, hjemmeside, personlige besøg eller infomøder.

Varsling af beboerne skal ske, hvis håndværkerne skal have adgang til de enkelte boliger. Beboerne skal varsles via omdelt brev. Ifølge almenlejeloven skal det ske tre måneder før. Husk at sende påmindelser ud fx 14 og 3 dage inden.

Aflevering af byggearbejdet er en vigtig procedure, og det ikke er usædvanligt, at der er mangler eller fejl efter endt arbejde. Gennemgang og aflevering skal sikre, at mangler kendes og udbedres.

Mangellister kan omdeles til alle beboere ved aflevering, da de ved selvsyn kan registrere både store og små fejl og mangler i og omkring boligerne.



5. Drift

Når byggearbejdet er afsluttet, overgår sagen til drift. Det betyder, at rådgiver, entreprenør og håndværker gør deres arbejde færdigt, og de vante driftsfolk tager over.

Opgaven er at afslutte byggesagen. Som afdelingsbestyrelse kan I sammen med beboerne og parterne fejre afslutningen af et stort arbejde.

Målet er at have en plan for drift- og vedligeholdelse, som tager højde for de nye forhold i bebyggelsen. Her skal der måske udarbejdes vejledning til beboerne. Sagen vil efter knap 1 år og 5 år blive fulgt op med bygningseftersyn.


Godt at vide

1-års og 5-års eftersyn
Byggesagens rådgiver, entreprenør og bygherre (boligorganisationen) skal gennemføre eftersyn af byggearbejdet knap et år efter afleveringen. Dette skal sikre udbedring af fejl og mangler. Lignende eftersyn foretages knap 5 år efter afleveringen.

Drift og vedligeholdelse
Afhængig af byggesagen vil der være nye forhold, som driftspersonalet og beboerne skal lære at bruge og vedligeholde. Lav information til beboerne om de nye løsninger eller vejledning til brug og vedligehold. Information kan også afhjælpe spørgsmål til driftspersonalet i tiden efter ibrugtagning.


Foto: Charlotte Skibsted, Tegnestue



Hent byggeven som hæfte

Bestil AlmenHæftet

Hvor mange skal I bruge? Send en mail til almennet@almennet.dk med navn, adresse og antal, så sender vi hæfterne gratis til jer, så længe lager haves.  

Hæftet skal ud, hvor de gør mest gavn - i jeres afdelingsbestyrelser! 

Læs Byggeven i AlmenNets app

Med app'en har du altid AlmenNets publikationer ved hånden i et læsevenligt, digitalt bladreformat, hvor du nemt kan skabe overblik over publikationerne og finde det, du leder efter via en brugervenlig søgefunktion.

Find Byggeven i AlmenNets app

Læs eller print som PDF

Hente publikationen som PDF i den gule boks.

Hæfte

Hæfte til tryk

Hvis I ønsker at trykke hæftet selv, så kan I downloade denne fil.


Hent et spørgeskema til beboerne

Få indsigt i beboernes ønsker

Hvad er de vigtigste temaer og ønsker blandt beboerne i en boligafdeling, som skal i gang med renovering? Hvordan vurderes boligerne og de fysiske forhold i afdelingen? Er der brug for mere fokus på det sociale liv?

Brug spørgeskemaet her til at nå bredt ud og tage temperaturen i afdelingen.

Spørgsmålene er udviklet til at afdække beboernes ønsker og prioriteter ved opstart af en stor renovering. De kan dog også bruges ved afslutning af en sag for at pege frem mod nye initiativer.

Spørgeskemaet kan printes, omdeles og indsamles på papir, eller undersøgelsen kan gennemføres som et online spørgeskema. Tal med projektlederen om mulighederne.


Foto: Charlotte Skibsted, Tegnestue



Fakta

Samarbejdspartnere

Kontakt

Caroline Beck

Mail:

caroline@nueva.dk