Nyt inspirationskatalog: Digitale Frontløbere

Ny teknologi og digitalisering har et stort potentiale i den almene sektor. Nye processer, arbejdsgange og værktøjer kan skabe bedre service og være med til at holde både omkostninger og huslejen på et balanceret niveau. Desuden skal branchen indfri politikernes krav om at effektivisere med 1,5 mia. kr. i 2020, og her kommer digitalisering til at spille en vigtig rolle.

Allerede nu spiller den almene sektor en rolle i forhold ti den digitale dagsorden. Der er mange initiativer i gang rundt omkring i landet, som hver især kan være med til at skabe bedre eller billigere processer og løsninger. I dette inspirationskatalog stiller Bygherreforeningen og AlmenNet skarpt på de gode eksempler i branchen og tager derfor fat i seks frontløbere, der har udfordret vanetænkningen og viser nye veje i forhold til at realisere det digitale potentiale.

De seks cases er opdelt i tre kategorier:

• Digital strategi - et strategisk afsæt med udgangspunkt i analyse af behov og metode
• Effektiv drift med digitale værktøjer – løsninger der fokuserer på den taktiske og operationelle drift og vedligehold
• Beboerservice med digitale løsninger – digitale løsninger med fokus på service og dialog med beboeren, beboerdemokratiet og ikke mindst beboerne imellem

Inspirationskataloget skal udbrede de gode eksempler og skærpe interessen for at igangsætte yderligere digitale initiativer i de almene boligorganisationer, så alle kommer med. Det skal desuden bidrage til, at vi bygger videre på hinandens erfaringer, så de digitale løsninger skaber værdi for både boligadministrationerne og beboerne.

De digitale frontløbere bidrager til at skabe bevidsthed om, at digitalisering ikke handler om at sætte strøm på analoge processer, men om at nytænke og sammentænke processer og organisering, så de digitale løsninger hænger sammen og skaber en smartere hverdag. De endelige pointer er samlet op i 10 anbefalinger fra de digitale frontløbere, der uddybes sidst i kataloget.

Kataloget henvender sig primært til ledelse og beslutningstagere i den almene sektor, som sætter retningen for en helhedsorienteret digital indsats og kan skabe rammerne for at få det til at lykkes. Men håbet er, at også alle branchens projektledere, inspektører, rådgivere og den kommunale sektor lader sig inspirere af de udvalgte cases – og perspektiverne ved i praksis at anvende digitale løsninger i driften.

God læselyst! 

Kategori: Digitale Strategier

Boligselskabet Sjælland har en af de mest ambitiøse digitaliseringsstrategier i den almene sektor: alt, der kan digitaliseres og automatiseres, skal digitaliseres. I praksis betyder det, at Boligselskabet Sjælland har udpeget mere en 100 områder, hvor der er digitaliseringspotentialer. Endvidere samarbejder boligselskabet med Rosilde Centre for Applied Robotics (ROCAR) for at udnytte robotteknologien til at automatisere både fysiske og administrative processer.

Tanken er at digitalisere både byggeri, administration og drift samt at lave digitale selvbetjeningsmuligheder, kommunikere og levere data digitalt til eksterne samarbejdspartnere. Fælles data, datastrukturer og standarder er fundamentet for at kunne opnå fuld digitalisering, og automatiserede processer skal sørge for, at de forskellige systemer kan udnytte samme data.  Ved at digitalisere og automatisere forventer Boligsleskabet Sjælland årligt at spare omkring 10,25 mio. kr. 

Kategori: Digitale Strategier

Der er næsten garanti for besparelsesmuligheder og digitaliseringsgevinster, når KAB tilbyder sine boligorganisationer en 360⁰-graders-analyse af, hvor de og deres afdelinger kan optimere driften. Desuden kan analyserne give en tværgående indsigt, som kan veksles til udvikling af værdifulde fælles digitale værktøjer. Indtil videre har analyserne ført til udviklingen af bl.a. en fælles indkøbsportal og digital ind- og fraflytning herunder udbud af flyttelejligheder.

Der er tale om en holistisk analysemetode, der inddrager en palette af digitale redskaber og bruger data til at pege på, hvor driften kan optimeres i de enkelte boligorganisationer. Analyserne baserer sig på benchmarking, strukturanalyser og interviews. Der bliver så sammenlignet på alle udgiftsposter i afdelingen og administrationen, og ved hjælp af benchmarking peger analysen på forbedringsmuligheder med konkrete anbefalinger.

Parallelt med analyserne kar KAB udviklet en ny digitaliseringsstrategi og er netop ved at udrulle en komplet digitalisering, der integrerer en række systemer i en samlet brugerflade. Det har ledt til bl.a. en indkøbsportal, der sparer 10% på indkøb i driften. 

Kategori: Effektiv drift med digitale løsninger

Med fsb’s nye opgavestyringssystem eDrift bliver driftsplanerne digitale og lettere tilgængelige, der hvor de skal bruges – nemlig i ”marken”. Samtidig kan systemet bruges til at dokumentere, at vedligeholdelse er udført korrekt.

Et af de centrale redskaber i ejendomsdriften er de obligatoriske driftsplaner, som både har et praktisk, planlægningsmæssigt og vejledningsmæssigt formål ift. at styre medarbejdernes opgaver. Med eDrift har fsb ønsket at udvikle en digital løsning, der gør de almene boligorganisationers driftsplaner og beboerserviceopgaver let tilgængelige og anvendelige for ejendomspersonalet i boligafdelingerne. Ejendomspersonalet kan desuden anvende den digitale løsning til at registrere og dermed dokumentere at opgaverne er blevet løst.

Systemet sikrer 5 grundlæggende forhold:

• At ingen drifts- og beboerserviceopgaver bliver glemt
• At vejledninger på udførelse af opgaver er nemt tilgængelige for ejendomsfunktionærerne, så opgaverne bliver udført korrekt
• At medarbejderressourcer kan håndteres effektivt
• Dokumentation for udførte opgaver
• Statistik på opgaver 

Kategori: Effektiv drift med digitale løsninger

Slagelse Boligselskab har været med til at udvikle systemet FM Outdoor, der kombinerer opgave- og ressourcestyring med kortoplysninger, arealer, tidsopgørelser, maskiner og ruter for at effektivisere driften. I processen med at indhente præcise data har boligselskabet bl.a. brugt droner til at lave opmålinger af udearealerne og benchmarket med tal fra HedeDanmark.

Siden 2013 har Slagelse Boligselskab arbejdet med konkrete projekter med henblik på øget effektivisering og digitalisering. Arbejdet med effektiviseringen af driften har taget udgangspunkt i fire analyseniveauer:

• Arbejdets organisering
• Tidsforbrug
• Maskinparken
• Effektiv digital opmåling

Case #5: Synligt indeklima – kvalitetssikret drift

Et godt indeklima er afgørende for bådew beboernes og bygningernes sundhed og trivsel. Casen Synligt Indeklima – Kvalitetssikret Drift af Domea.dk, Boligkontoret Aarhus m.fl. synliggør indeklimaet, så beboerne selv og driftsorganisationen kan følge de afgørende parametre, der skaber et godt indeklima: temperatur, fugt og frisk luft. Der skaber ny indsigt og muligheder for bl.a. dynamiske varmeregnskaber.

Det har tidligere været svært at udpege årsagen ved indeklimaproblemer, men i takt med at sensorteknologi er blevet udviklet, er der nu mulighed for løbende og præcist at måle på indeklimaet og bygningernes tilstand. Dertil kommer udviklingen af Internet of Things (IoT), der gør det muligt for netop sensorer at kommunikere med internettet. 

Kategori: Effektiv drift med digitale løsninger

Et godt indeklima er afgørende for både beboernes og bygningernes sundhed og trivsel. Casen Synligt Indeklima – Kvalitetssikret Drift af Domea.dk, Boligkontoret Aarhus m.fl. synliggør indeklimaet, så beboerne selv og driftsorganisationen kan følge de afgørende parametre, der skaber et godt indeklima: temperatur, fugt og frisk luft. Der skaber ny indsigt og muligheder for bl.a. dynamiske varmeregnskaber.

Det har tidligere været svært at udpege årsagen ved indeklimaproblemer, men i takt med at sensorteknologi er blevet udviklet, er der nu mulighed for løbende og præcist at måle på indeklimaet og bygningernes tilstand. Dertil kommer udviklingen af Internet of Things (IoT), der gør det muligt for netop sensorer at kommunikere med internettet. 

Kategori: Beboerservice med digitale løsninger

Med en ny beboer-app, som Domea.dk har udviklet, kan beboerne nu altid komme i kontakt med det lokale ejendomskontor og hurtigt få aftalt, hvornår de kan få hjælp.

Beboer’app’en er blot et blandt flere eksempler på, hvordan digitalisering kan gøre det nemmere og billigere at få en god service i sin bolig. Med app’en har beboerne mulighed for at indmelde fejl i boligen med fotos, få servicebeskeder fra ejendomskontoret, få opslag fra naboer på en digital opslagstavle og få kontaktoplysninger på det lokale ejendomskontor.

Udviklingen er sket på baggrund af en række workshops bl.a. med beboere, medarbejdere og en app-leverandør. Domea.dk overvejer, om app’en med tiden skal tilkobles det system, der holder styr på medarbejdernes opgaver. I de sidste tre år har de udviklet og implementeret det digitale opgave- og ressourcesystem, som er det første i sin art i den almene boligbranche, der baserer sig på Eazy Soft.   

Slutteligt er der på baggrund af inspiraitonskataloget blevet udviklet rapporten "Perspektiver på digitale indsatser i den almene sektor".

Perspektiveringsrapporten retter sig som inspirationskataloget mod beslutningstagerne i den almene sektor samt med andre, der arbejder med sektorens udvikling og rammevilkår. Også systemleverandører og rådgivere kan lade sig inspirere af rapporten til et afsæt i en åben tilgang til udviklingen.