AlmenNet har lavet et værktøj og en pjece, der kan hjælpe boligafdelingerne med at måle deres effektivitet i driften – og forbedre den
Af Ingrid Pedersen
Hvor mange VVS-opgaver har boligafdelingen per lejlighed per år? Hvor mange elektrikerbesøg og tømreropgaver og hvor meget tid bliver der brugt på at slå græs?
AlmenNet har sammen med Boligkontoret Danmark og BL - DriftsNet lavet et værktøj om Nøgletal og benchmarking i forlængelse af projektet Bedre Almen Læring. Ved hjælp af det, kan boligorganisationen og beboerne sammenligne sig med andre boligforeninger og vurdere, om driften kan gøres mere effektiv, og beboerdemokraterne kan se, hvad de enkelte opgaver koster og lettere prioritere dem. De nye nøgletal er et supplement til de styringsværktøjer, der allerede eksisterer.
Hele projektet er beskrevet i en pjece og projektleder Ida Ravnholdt Poulsen, Boligkontoret Danmark, forventer, at den vil være en inspiration til de almene boligafdelinger, der arbejder på at optimere driften. De store afdelinger har allerede systemer til at registrere effektiviteten, så hun regner med, at det især er de mindre og mellemstore afdelinger, der vil gøre brug af det, og hun opfordrer afdelingerne til at registrere sig på DriftsNet, så de kan komme i gang.
”Vi har også lavet nogle små instruktionsvideoer, der forklarer, hvordan man griber det an,” fortæller hun.
Nøgletallene er lavet i et samarbejde mellem Boligkontoret Danmark, Boligselskabet Sct. Jørgen, boligselskaberne 3B, fsb, DAB, KAB og er støttet af Landsbyggefonden og Transport-, Bygnings- og Boligministeriets almene forsøgspulje samt af Nykredit.
”For at kunne dokumentere effektiviteten i boligafdelingen var der brug for tal, man kunne sammenligne sig med,” siger hun. Derfor er nøgletallene blevet udarbejdet.
”Og så kan man se, hvor effektivt, man arbejder,” siger Ida Ravnholdt Poulsen og tilføjer, at man selvfølgelig ikke skal registrere alt, så det udvikler sig til regeltyranni.
”Man skal være konkret og gør klar for sig selv, hvad man gerne vil have registreret og hvor lang tid opgaven tager,” siger hun. Ved at sammenligne sig med tilsvarende boligforeninger kan man overveje, om opgaven kan løses mere hensigtsmæssigt.
Hun fremhæver, at det er vigtigt at inddrage medarbejderne i disse overvejelser, så registreringen også er anvendelig for dem og aldrig kommer til at virke som en kontrol – men tværtimod kan være en motivationsfaktor, så man sammen kan diskutere, hvorfor afdelingen er mindre effektiv end dem, man kan sammenligne sig med. Værktøjet kan ikke bruges til at vurdere den enkelte medarbejders effektivitet og det er vigtigt, at de ikke registrer deres fulde arbejdstid men kun udvalgte opgaver.
Få hjælp af videoer
AlmenNet og BL - DriftsNet har lavet instruktionsvideoer, der forklarer, hvordan boligforeningen kommer i gang med at udarbejde nøgletal, der kan hjælpe med at effektivisere arbejdet.
|
”Det skal være tale om en inddragende proces i forhold til medarbejderne, og man skal have en dialog om, hvad der kom ud af registreringen,” understreger hun og nævner, at effektivitetsmålingen ikke må udvikle sig til, at der ikke er tid til at bruge ti minutter på at snakke med fru Hansen.
Medarbejderne skal ikke have opfattelsen af, at der sidder nogen på et kontor og holder øje med dem, men for eksempel gerne inddrages i en sammenligning mellem to afdelinger, hvor den ene har udliciteret VVS-arbejdet, mens den anden løser det selv. Nøgletallene viser omkostningerne ved de to løsninger, og så kan man sammen med medarbejderne diskutere, hvilken løsning, der er bedst.
”Nøgletallene kan også give argumenter for eksempelvis fællesdrift, og muligheden for at bruge kompetencer på tværs af afdelingerne,” siger hun.
Hun mener også, at værktøjet er hensigtsmæssigt, når man skal ansætte nye medarbejdere, for nøgletallene gør det nemmere at have fokus på de rigtige kompetencer.
Nøgletallene er blevet til på baggrund af et projekt, hvor 60 boligafdelinger har været med til at registrere tidsforbruget på 10 forskellige opgaver. I perioden 1.april 2017 til 1.april 2018 foretog 81 driftsledere, driftsassistenter og ejendomsfunktionærer 15.093 registreringer af serviceopgaver for beboerne og 6687 registreringer af tidsforbruget på driftsopgaver på udearealer. Resultatet af alle disse registreringer indgår nu i nøgletal på 10 konkrete opgaver.
Ida Ravnholdt Poulsen understreger, at benchmarking og nøgletal ikke i sig selv effektiviserer driften. Der skal fortsat bruges sund fornuft og en god ledelse. Den enkelte afdeling skal selv beslutte, hvad det er relevant at registrere og man skal ikke tage for mange emner på en gang, men begynde med nogle få opgaver.
Ida Ravnholdt Poulsen foreslår, at man udvælger en lokal tovholder, når man går i gang med registreringen.
”Og så skal man selvfølgelig sørge for at holde medarbejderne orienteret undervejs, så de ikke taber motivationen,” understreger hun.
Ejendomsmester Søren Glad, AKB Albertslund, der sammen med sine medarbejdere var med til at teste værktøjet, siger, at det er nemt at bruge – og han er stolt over, at det samtidig bekræftede, at hans afdeling er en af de mest effektivt drevne boligafdelinger. Det viser en tidligere 360 graders analyse.
Registreringen af tidsforbruget ved de enkelte opgaver sker ved at man på en app på sin telefon noterer, hvornår man begynder på en arbejdsopgave – for eksempel at slå græs – og noterer igen, når man er færdig.
“Det er der ingen problemer i,” siger Søren Glad.
Han understreger, at det vigtigste for at registreringen bliver korrekt er, at man sammen med medarbejderne får diskuteret grundigt, hvad resultaterne skal bruges til, så der ikke opstår en frygt for, at de hver især skal kontrolleres og at det skal bruges til nedskæringer og afskedigelser.
“Den bekymring havde medarbejderne hos os, og det kan jeg godt forstå,” siger han og tilføjer, at målingerne først og fremmest er et ledelsesværktøj, der kan bruges til at vurdere, om der skal foretages ændringer i arbejdsgangen.
Netop fordi testperioden viste, at afdelingen er meget effektivt drevet, og har styr på ressourceforbruget har Søren Glad ikke brugt værktøjet særlig meget efter testperioden.
“Det er ikke noget, man skal bruge konstant,” understreger han og tilføjer, at man selv kan bestemme, hvad man vil måle på – og at det kan være relevant at måle, hvis man har købt nyt materiel eller overvejer samdrift eller ind- og udliciteringer.
“Men man må ikke bruge det til at benchmarke medarbejderne mod hinanden, for et godt samarbejde er vigtigt,” understreger han.
“Gennem de seneste fem år er afdelingen allerede blevet trimmet, så driften er effektiv,” siger han. Afdelingen har blandt andet sparet 800.000 kroner årligt ved at ansætte egen blikkenslager og 300.000 kr. på indkøb af sæbe til fællesvaskerierne, da den eksisterende leverandør blev konfronteret med, at en anden kunne levere til halv pris.
Søren Glad fremhæver også, at man skal gøre sig klart, hvad man vil måle på, for man skal ikke måle alle arbejdsopgaver – og man skal være klar over, at småopgaver og service overfor beboerne ikke kan indgå i registreringen, men den slags skal der stadig være tid til.
Hvor lang tid tager det at slå 1 m2 græs? Få svaret i nyt AlmenHæfte om nøgletal og benchmarking i den almene sektor.