Udbudsreglerne handler om at bruge hele spillepladen

AlmenNet vil kortlægge og analysere, hvordan de almene boligorganisationer bruger rammerne i udbudsloven. Et centralt spørgsmål er, om almene boligorganisationer bruger alle de muligheder, som udbudsloven giver. Som en del af projektet indsamler Bygherreforeningen data til AlmenNet. Samtidig efterlyser AlmenNet erfaringer med de nye udbudsregler fra dig.

Foto: AlmenNet

Af Nicolai Zwinge (for AlmenNet)

AlmenNet sætter nu særligt fokus på udbudsloven. Et nyt projekt skal undersøge, om de almene boligorganisationer bruger alle mulighederne i udbudsloven, hvad der forhindrer almene bygherrer i at bruge hele spektret af udbudsreglerne, og endeligt hvordan man kan understøtte boligorganisationerne, så de får mest muligt ud at rammerne i udbudsreglerne.

”Formålet er at undersøge, hvordan man bruger de nye udbudsregler, og om boligorganisationerne bruger hele spillepladen,” siger Jesper Rasmussen, der er projektleder for AlmenNets projekt.

Udviklingsprojektet hedder ”Muligheder i udbudsloven”, og det er målrettet ansatte i de almene boligorganisationer, der arbejder med udbud. Projektet forventes færdiggjort i 2020.

Nye muligheder

Baggrunden er kort fortalt, at regulerede bygherrer er underlagt reglerne i udbudsloven, når de skal indkøbe varer eller ydelser*. Udbudsloven trådte i kraft i 2016 på baggrund af et EU-direktiv. I 2020 skal reglerne så evalueres. Samtidig med evalueringen af reglerne vil AlmenNet undersøge, hvordan reglerne bliver brugt i praksis.

Siden de nye regler trådte i kraft, er der helt grundlæggende kommet flere muligheder for at bruge fleksible udbudsformer og gå i dialog med markedet. Formålet med reglerne er lidt forenklet at sikre effektiv konkurrence og dermed bedst mulig udnyttelse af de offentlige midler – og dermed også de almene boligorganisationer, der er underlagt denne regulering.

Men bliver de nye regler så brugt hensigtsmæssigt?

”Spørgsmålet er måske, om de almene bygherrer ser udbudsreglerne som et fremmedelement eller som nye muligheder,” siger Henrik L. Bang, der er direktør i Bygherreforeningen.

Bygherreforeningen er i gang med en analyse, der skal komme med input til evalueringen af udbudsloven, der kommer næste år. Samtidig skal analysen give input til AlmenNets projekt – i form af en spørgeskemaundersøgelse, en workshop samt en række kvalitative interviews med almene bygherrer.

”Der er to spor: Bygherreforeningen arbejder med en analyse, der skal komme med input til det politiske og lovtekniske arbejde, og samtidig indsamler vi data til AlmenNets projekt,” forklarer Henrik L. Bang.

”Med Bygherreforeningens analyse vil vi se på, hvad der skal præciseres, og om en præcisering kan få modsatte effekt; så det bliver oplevet som en stramning, fremfor en hjælp.”

Mange starter i projektet

Med udbudsreglerne er der nu bedre muligheder for at gå i dialog med markedet, før den endelige opgave udbydes, og så er der med de såkaldte fleksible udbudsformer nu videre rammer for, hvordan man kan indgå aftaler (fx Udbud med forhandling og nye muligheder for langsigtede aftaler som fx Partnerskaber). Men jura og regler er én ting, at skabe grundlaget for et godt projekt er måske noget andet.

”Jeg tror, at mange almene bygherrer tager udgangspunkt i projekterne – i byggeriet eller renoveringsprojektet. De ser måske reglerne lidt som en hindring. Derfor vil vi bl.a. undersøge, hvordan de regulerede bygherrer (almene, kommunale og andre offentlige, red.) kan bruge rammerne, så reglerne ikke er hæmmende for en god udbudsproces,” siger Henrik L. Bang.

I de fleste almene boligorganisationer er det praktisk orienterede projektledere, der er med til at strikke udbudsprojektet sammen, evt. med hjælp fra en rådgiver. Konkrete udbudsjuridiske spørgsmål bliver vendt med en ekstern advokat eller med interne jurister, som flere større boligorganisationer har valgt at tilknytte byggeafdelingen.

Jesper Rasmussen er projektleder for AlmenNets projekt. Han har en fortid som byggechef i BO-VEST. Netop BO-VEST har man ansat en jurist, der arbejder tæt sammen med projektlederne i byggeafdelingen. Jesper Rasmussen mener, det gavner at have juridisk bistand med fra starten.

”Ofte bliver vi bebrejdet af juristerne, at vi ikke er gået i dialog med dem tidligere. En god advokat kan jo bidrage med at afdække udbudsmuligheder, så der tidligt kan træffes en kvalificeret beslutning om udbuddet,” forklarer han.

Han fremhæver, at udviklingsprojektet bl.a. skal undersøge, hvordan man kan klæde sektoren på til at udnytte de fleksible muligheder i udbudsloven.

Muligheder vs. konservatisme

Både Rasmussen og Bang erkender, at almene boligorganisationer måske har været meget forsigtige med at bruge de nye muligheder. Det kan skyldes manglende erfaringer, eller at det kun er de største boligorganisationer, der har ressourcer til at afprøve nye aftaleformer.

Formålet med de nye udbudsregler har blandt andet været at fremme ”innovative og fleksible udbudsformer”, som i sidste ende skal skabe mulighed for bedre købmandsskab; men virker reglerne efter hensigten ift. almene bygherre?

”For mange byggeherrer tror jeg, det har været en øjenåbner, at man godt må tale med mulige samarbejdspartnere, undervejs. Vi har tidligere udsendt et hyrdebrev med et klart budskab: Prøv udbud med forhandling, og gør nu brug af markedsdialog. Og der er nu sat en bevægelse i gang,” mener Henrik L. Bang.

Han vurderer, at der måske er en tendens til at være lidt konservativ i nogle boligorganisationer. At man udbyder projekter, som man plejer. For at være på den sikre side.

”Det første projekt er jo det svære, når man prøver noget nyt. Mantraet har jo tidligere været, at man ikke må tale med de bydende. Det er jo noget helt nyt for mange med dialog og forhandling. Så med mindre boligorganisationerne har medarbejdere, der kommer fra entreprenører eller har erfaringer som privat bygherre, så er det ikke noget, de har prøvet før.”

Et godt råd: Start med strategien

Men om, man går den ene eller den anden vej, så er de to enige om en ting.

Henrik L. Bang er enig: ”Det er vel der, det bør starte. Her kan du koble organisationens mål og projektet med det, der kan lade sig gøre i udbudsloven.”

Helt grundlæggende handler det om, at udbudsloven skal være en hjælp til at

  • få transaktionsomkostninger ned
  • få bedre købmandsskab, generelt (altså bedre aftaler)
  • få afprøvet flere muligheder i udbudsloven.

Det igangværende projekt skal også undersøge, hvordan man kan bruge reglerne, så det understøtter de mål.

Back to basic

Når et udbudsprojekt skal skrues sammen i en almen boligorganisation, handler de ifølge Bang og Rasmussen om at få forenklet udbuddet, så det skaber værdi for både boligorganisation og dem, der skal byde ind på opgaverne.

”Det hjælper ift. de bydende. De er jo heller ikke jurister. Hvis de får et udbudsmateriale, der tager udgangspunkt i almindelig byggelogik, så giver det jo mening for dem, siger Henrik L. Bang.

Man kan derfor spørge sig selv: ”Hvad kan vi nøjes med?” Og her understreger Bang, at hvis man skærer ind til benet, så skal udbudsreglerne som udgangspunkt sikre tre grundprincipper: Ligebehandling, gennemsigtighed og proportionalitet.

Flere bruger de nye muligheder

AlmenNet og BL vil med projektet undersøge, hvad der skal til for at flere bruger udbudslovens muligheder.

”Der er sket noget, der er flere og flere, der har brugt ydermulighederne i loven. Siden udbudsloven er kommet, har vi måske savnet nogle erfaringer, som andre kan trække på. Men nu er der projekter, vi kan lære af,” forklarer Jesper Rasmussen.

Derfor ønsker AlmenNet også at komme i kontakt med de ansatte, der arbejder med udbud – både større og mindre boligorganisationer. Udviklingsprojektets formål er at indsamle praktiske erfaringer, og de input skal så kvalificeres af fagfolk. Eller sagt med andre ord: Eksperter med udbudskompetencer skal være med til at analysere de input, der kommer fra de almene boligorganisationer.

”Vi skal både have input fra praktikerne, og så er det vigtigt, at vi får en kvalificering af svarene fra fagfolk.” lyder det fra Jesper Rasmussen. 

* Udbudsloven gælder for indkøb af varer og ydelser over tærskelværdien.

Se tærskelværdierne her

“Formålet med de nye udbudsregler har været at fremme innovative og fleksible udbudsformer, som i sidste ende giver mulighed for bedre købmandsskab; men virker reglerne efter hensigten ift. almene bygherre?”

Fakta

Tidslinje

AlmenNets udbudsprojekt er udviklet med støtte fra Landsbyggefonden og Byggeskadefonden

 

Udbudsloven

Udbudslovens formål: ”§ 1. Formålet med loven er at fastlægge procedurerne for offentlige indkøb, så der gennem en effektiv konkurrence opnås den bedst mulige udnyttelse af de offentlige midler.”

Regulerede bygherrer er almene såvel som offentlige bygherrer, der er underlagt særlige regler for udbud af vareindkøb og ydelser.

Ikke regulerede bygherre = Private bygherre, der kan indgå aftaler og købe ydelser uden regulering.​

AlmenNet har brug for dine input

Del dine erfaringer med de nye udbudsregler. AlmenNet ønsker at inddrage så mange boligorganisationer som muligt i arbejdet med udbudsreglerne. Hvis du har erfaringer med udbudsloven, så send en mail til almennet: almennet@almennet.dk, så kontakter vi dig.