Domea.dk og AlmenNet kortlægger potentialet i digital offentlig infrastruktur

Med løsninger som NemID og e-Boks kan almene boligorganisationer styrke servicen og sikre store besparelser. Alene Domea.dk udarbejder og omdeler i dag 1,5 mio. forsendelser om året. Mange postgange kan dog med fordel digitaliseres, og offentlige digitale løsninger er blandt de mest oplagte redskaber.

 

Let adgang, samlet overblik over vigtige dokumenter og sikker håndtering af personlige oplysninger. Almene boligorganisationer kan i mange tilfælde udnytte den offentlige digitale infrastruktur til at styrke deres service og samtidig skære i udgifterne til papir og porto. Det viser en kortlægning foretaget af Domea.dk og AlmenNet.

- Boligorganisationerne sender hvert år flere millioner papirer til beboere og det offentlige. Det er dyrt og langt fra altid den bedste måde at servicere beboerne på. Der er store potentialer i digitalisering af forretningsgange, og i den forbindelse har det blandt andet været oplagt at kortlægge potentialerne i den offentlige digitale infrastruktur, siger IT-projektleder i Domea.dk Asker Paltoft.

Kortlægningen er en del af et større projekt, hvor Domea.dk og AlmenNet undersøger, hvilke forretningsgange de almene boligorganisationer med fordel kan omdanne til digitale workflows. Projektet publicerer i juli et inspirationskatalog med processer samt gode råd til, hvordan man kommer i gang.

Ifølge undersøgelsen har alene Domea.dk i dag årlige portoudgifter på 1,3 mio. kr. og udgifter på mellem 1,4 og 3,4 mio. til papir, print og kuverter. Dertil kommer de knap 8000 timer, som ejendomsfunktionærerne bruger på at omdele de forsendelser, der ikke sendes med PostNord. Omkostninger der i dag dækkes af beboerne i de almene boliger.

Let og sikker adgang
En fordel ved løsninger som NemID og e-Boks er den sikre håndtering af personlige oplysninger. Lovgivningen på området stiller allerede i dag strenge krav om sikker håndtering af personlige oplysninger. Og fra næste år strammer en ny persondataforordning reglerne yderligere. 

- Adgang via NemID til e-Boks er en af de løsninger, som kan garantere sikkerheden, siger Asker Paltoft.

For de fleste beboere har e-Boks samtidig den fordel, at de i forvejen bruger løsningen. De slipper dermed for at jonglere med flere logins, og alle deres vigtige dokumenter og korrespondance samles ét sted.

NemID gør det også muligt at underskrive dokumenter, så beboerne eksempelvis kan underskrive lejeaftaler med NemID og returnere dem digitalt. Beboerne sparer turen til postkassen, og boligselskaber sparer både porto- og papirudgifter. Domea.dk har siden 2013 tilbudt nye lejere hos de almene boligselskaber at underskrive deres lejekontrakter digitalt via NemID. I dag underskrives knap halvdelen af alle nye lejekontrakter digitalt.

Fortsat barrierer
Desværre er der flere barrierer for at udnytte potentialet fuldt ud. Især stiller lovgivningen strenge krav til, hvordan der skal kommunikeres om bestemte ting. Eksempelvis skal rykkere og opsigelser altid sendes på papir.

Et flertal i Folketinget er for nylig blevet enige om en aftale, der skal give lejere og udlejere bedre muligheder for at aftale, hvad der kommunikeres digitalt. Aftalen er dog kun et begrænset fremskridt. Selvom de fleste beboere er klar til at kommunikere digitalt, opsøger langt færre nemlig muligheden aktivt. De færreste bruger den nødvendige tid på at undersøge mulighederne, give samtykke og evt. indtaste deres digitale kontaktoplysninger.

- Derfor vil det være en fordel, hvis almene boligorganisationer på sigt får mulighed for at udnytte løsningerne på samme vilkår som offentlige institutioner. Her kan man som udgangspunkt altid kan bruge Digital Post, så længe borgeren ikke er fritaget, siger Asker Paltoft.

Der er gode muligheder for, at de almene boligorganisationer kan få netop den mulighed, når en ny udbudsaftale træder i kraft i 2020. Det har ministeren på området, Ole Birk Olesen, for nylig oplyst til folketinget.

Du kan læse meget mere om fordele og ulemper ved den offentlige digitale infrastruktur, når projektet publicerer det samlede inspirationskatalog.

Læs mere om Aftale om digital kommunikation her.